7 passos do planejamento de compras

O estoque é um ponto crítico para a gestão das empresas, independentemente do tamanho ou segmento de atuação. Isso vale para o segmento da moda, onde é comum encontrar empresas de varejo com um estoque elevado, mesmo quando o cenário de vendas era muito favorável. Essa é a consequência da falta de um planejamento de compras. Há alguns anos o mercado estava bom e ainda assim muitas lojas possuíam um estoque maior do que deveriam, o que dizer agora, com a crise que instalou no país?

Acontece que as empresas focaram durante muito tempo em melhorar sua capacidade de vender e, como vendiam muito, muitos processos eram negligenciados e os resultados, apesar de ficarem aquém do que poderiam ser, ainda eram bons.  O mercado mudou e, com a redução das vendas, o problema de excesso de estoque se intensificou, levando muitas empresas a enfrentarem sérios problemas financeiros. Mas então o problema é o desaquecimento da economia, correto? Em parte, sim, mas muitas vezes a causa do problema não está nas vendas. Mas nas compras.

Muitas empresas se esquecem que a venda começa muito antes do cliente entrar na loja. Ela tem início quando se decide o que será comprado para a revenda. Um bom planejamento de compras otimiza os resultados da empresa. Ou seja, eleva os lucros, diminui a necessidade de investimento em capital de giro, aumenta as chances de vendas e reduz perdas com produtos que envelhecem no estoque. Por isso, fazer um bom planejamento de compras é fundamental. Ele pode leva-lo a ter o produto certo para seu público-alvo.

Fazer um planejamento de compras pode parecer complexo. Por isso, em muitas empresas, ele não existe. As compras são feitas de forma tácita, especialmente no varejo de moda. O que favorece erros nas compras. Para auxiliar nessa tarefa, vamos avaliar os 7 passos para a elaboração do planejamento de compras, com um exemplo de aplicação para ajudá-lo a implementar esse processo em sua empresa. Vamos lá?

Planejamento de compras

1.      Defina a frequência das compras

O primeiro passo é definir a frequência com que as compras serão realizadas. Pois isso indicará qual deverá ser o giro de estoque ideal. Ou seja, quantos dias de vendas o estoque deverá suprir. Por exemplo, caso as compras sejam realizadas a cada dois meses, será necessário comprar produtos para 60 dias de vendas.

2.      Controle o histórico de vendas

A partir do histórico de vendas, é possível obter uma aproximação dos estoques mínimos necessários para atender às demandas. Em muitos segmentos, como o de moda, é importante lembrar da sazonalidade. Mudanças constantes exigem renovação do estoque. Com as informações sobre o histórico de vendas, o lojista será capaz de fazer uma previsão de vendas mais efetiva. E, com isso, minimizar o risco de comprar mercadorias em excesso. O que poderia comprometer o fluxo de caixa, ou ocasionar perda nas vendas por falta de produtos, comprometendo o faturamento.

3.      Faça a previsão de vendas

Baseando-se no histórico de vendas, é preciso definir o valor a ser vendido no período que as compras deverão atender. Para se chegar a um crescimento em relação ao mesmo período do ano anterior, por exemplo, sugiro que se baseie na inflação e nas ações realizadas para aumentar as vendas, como investimentos em marketing e capacitações de vendedores.

4.      Analise o estoque existente

Entender o que pode ser mantido na loja e o que deve ser liquidado rapidamente é um ponto importante. Para isso, analise o estoque existente. E a partir dele, separe os produtos que poderão ser comercializados junto à nova coleção, e também aqueles que deverão ser liquidados antes da chegada dos novos produtos. Isso ajuda a gerar caixa para a empresa. O custo dos produtos que serão “aproveitados” com a nova coleção deve ser descontado do valor a ser comprado.

5.      Conheça a variedade de peças da loja

A loja deverá ter seus produtos classificados por categorias. Isto é importante para se saber o quanto é vendido de cada uma delas, visto que provavelmente os produtos da nova coleção serão diferentes dos produtos da antiga. Isto porque uma calça pantalona é diferente de uma calça pantacourt. E uma pode ter sido tendência na última coleção e a outra na nova. Desta forma, você saberá quantas categorias possui e poderá definir o quanto deverá ser gasto em cada uma delas.

6.      Defina o preço médio por peça vendida

O preço médio é uma informação de extrema importância para a empresa. Ele ela indica o perfil de seus clientes e também demonstra o tipo de peça que deverá ser comprada. Por exemplo, se o preço médio de calças é R$ 100,00, calças com preço muito maior ou muito menor que isso provavelmente terão pouca saída.

7.      Determine a política de precificação

A política de precificação é importante para fazer o cálculo do valor a ser comprado. Baseando-se na previsão de vendas, você deverá multiplicar a previsão de vendas pela margem que utiliza em seus produtos. E depois, subtrair um para chegar no valor a ser comprado. Caso você utilize um mark-up multiplicador, para se chegar ao valor a ser comprado, você deve dividir a previsão de vendas pelo mark-up multiplicador.

Agora que você já conhece os passos para elaborar o planejamento de vendas, vamos a um exemplo para facilitar a compreensão.

ABC Modas

Para exemplificar uma boa elaboração de planejamento de compras no varejo da moda, vamos avaliar a loja de roupas “ABC Modas” da empresária Rosana. A loja funciona 25 dias por mês, em média, e tem uma frequência de compras – nosso primeiro passo – de três meses. A próxima compra será para o período de junho a agosto. Para fazer o planejamento de compras, Rosana conta com as seguintes informações:

Ao analisar seu histórico de vendas, Rosana percebeu que, no mesmo período do ano anterior, a loja faturou R$ 330 mil. A média de faturamento dos primeiros meses desse ano foi de R$ 120 mil. Sabe-se que a loja vende em média 40 peças por dia. As vendas foram divididas em: 30% camisas e blusas; 30% calças; 20% shorts e bermudas; 15% vestidos; 5% acessórios.

Após avaliar todos seus custos, despesas e impostos, a empresária definiu uma política de precificação, com mark-up multiplicador de 2,2 para todas as peças comercializadas.

Assim temos:

Cálculo do planejamento de compras

Com essas informações, o planejamento de compras da loja já pode ser calculado.

Vamos lá?

Sabendo que o faturamento médio do ano anterior foi menor que a média desse ano, devido a várias ações de marketing que Rosana tem feito para atrair clientes, ela decidiu projetar um crescimento nas vendas em relação ao ano anterior. Desta forma, ela fez uma previsão com meta de vendas estipulada para o próximo trimestre de R$ 352 mil. Isto reflete um crescimento de 6,7%. Com isso é possível calcular o valor de mercadoria em estoque que Rosana precisará ter para atender a demanda de sua loja. Para isso, basta dividir o faturamento previsto pelo Mark-up definido por ela.

Desta forma teremos: R$ 352.000,00 / 2,2 = R$ 160.000,00. Este será o custo das mercadorias que serão vendidas no trimestre (junho a agosto). Levando em consideração o histórico de vendas por tipo de mercadoria, o valor disponível para as compras para cada tipo de produto será:

– R$ 48 mil em camisas e blusas (30%)

– R$ 48 mil em calças (30%)

– R$ 32 mil em shorts e bermudas (20%)

– R$ 24 mil em vestidos (15%)

– R$ 8 mil em acessórios (5%)

Isso totaliza os R$ 160 mil previstos para as compras em novas mercadorias.

Aqui, é preciso que você se atente para uma questão. Para definir a divisão do custo das mercadorias por cada um dos tipos de peças a serem comprados, é preciso levar em consideração: o histórico de vendas e também as tendências de moda para a estação. Assim, você não aumenta a efetividade de suas compras. Lembra de nossos passos, alguns deles já foram realizados até aqui.

Análise de estoque

No exemplo, sabemos que no início de junho a loja possuirá R$ 110 mil em mercadorias não comercializadas. Este valor está dividido da seguinte forma:

– R$ 60 mil – calças,

– R$ 30 mil – blusas e camisas,

– R$ 10 mil – shorts e bermudas,

– R$ 7 mil – vestidos e

– R$ 3 mil – acessórios.

Essas informações devem ser consideradas no momento da compra. É preciso avaliar o estoque e verificar o que pode ser comercializado junto dos novos produtos. Isso pode fortalecer o caixa da empresa.

Rosana fez essa verificação e chegou à conclusão que no estoque possui:

– R$ 18 mil -calças,

– R$ 9 mil – blusas e camisas;

– R$ 3 mil – vestidos.

O que totaliza R$ 30 mil, dos R$110 mil em estoque, que poderão ser comercializados junto com os novos produtos. Desta forma, esses valores deverão ser reduzidos daqueles destinados a cada tipo de produto no planejamento de compras.  Assim, deverão ser comprados:

– R$ 39 mil – camisas e blusas (30%)

– R$ 30 mil – calças (30%)

– R$ 32 mil – shorts e bermudas (20%)

– R$ 21 mil – vestidos (15%)

– R$ 8 mil – acessórios (5%)

Isso totaliza R$ 130 mil. Ou seja, a diferença entre os R$ 160 mil das novas compras, e os R$ 30 mil em estoque que e ainda podem ser aproveitados. Note que Rosana já tem um bom conhecimento sobre a variedade de seus produtos e o preço médio deles. Isso facilita a divisão dos recursos a serem investidos.

Quanto aos demais produtos em estoque, que totalizam R$ 80 mil, esses deverão ser liquidados antes da chegada dos novos produtos. Eles podem ser oferecidos em promoção, o que ajudará na geração de caixa para a empresa.

Mãos à obra

Agora que você entende a importância do planejamento de compras para seu negócio, e já sabe como realiza-lo em sua empresa, é hora de conferir o seu próprio planejamento. Avalie cada um dos passos no seu dia a dia, e perceba onde está acertando e o que ainda pode ser melhorado para tornar seus resultados ainda mais efetivos. Mantenha o foco na análise e no planejamento, para não comprometer seus recursos seja na hora da compra ou na composição do estoque.

Mãos à obra e sucesso!

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