A gestão financeira é, sem dúvida, um dos principais fatores que determinam o sucesso de uma pequena empresa. Por isso, é importante saber como organizar as finanças do seu negócio. E essa tarefa só pode ser bem feita com um controle rigoroso do dinheiro que circula na empresa, tanto as receitas diárias de vendas de produtos ou serviços, quanto as contas a pagar (água, luz, telefone, salário, fornecedores, impostos, etc).
Mas como quem é Microempreendedor Individual (MEI), que na maioria das vezes trabalha sozinho, pode conciliar a tarefa de cuidar bem das finanças do seu negócio em meio às obrigações do dia a dia? Felizmente, existem ferramentas que te ajudam a realizar a gestão financeira de forma prática, garantindo o melhor controle do dinheiro e mais segurança para tomar decisões.
Antes de apresentar essas ferramentas, é importante lembrar que o primeiro passo para uma boa gestão financeira é a organização. Isso mesmo: você precisa ter os números de sua empresa registrados, anotando todo o dinheiro que entra e sai do caixa. É justamente aí que começa o planejamento financeiro do negócio.
Como organizar as finanças do meu negócio
A palavra de ordem aqui é: controle! Comece com o lançamento exato de todas as suas despesas, receitas, estoques e caixa no seu sistema informatizado de gestão. Se a sua empresa não dispõe de um sistema, não tem problema: anote todas as suas vendas, separe suas contas em pastas ou use planilhas, o importante é registrar.
Separe e anote também despesas fixas como água, luz, telefone, aluguel, entre outras, além do valor das suas retiradas mensais.
Essa fase de organização engloba também separar as contas pessoais das contas da empresa. Só assim você conseguirá medir o que de fato sua empresa está gerando de custos e o quanto cada um, incluindo suas retiradas, representam na receita total.
Controles financeiros
Quanto vendi este mês? Quanto preciso comprar de produtos para repor o meu estoque? Quanto minha empresa está lucrando? Quanto vai sobrar no meu caixa no final do mês? Estas são algumas perguntas que o microempreendedor faz no seu dia a dia.
Se, ao analisar os números do negócio, você perceber que suas receitas não estão cobrindo suas despesas, é hora de pensar em ações a serem tomadas. Preciso de outra estratégia de venda? Tenho que reduzir meu custo fixo? Estou separando minhas contas pessoais e as da minha empresa? Para onde está indo o dinheiro do meu negócio?
Só quem faz um controle financeiro bem feito tem como saber se está tendo lucro ou prejuízo no negócio. E lembre-se: quem não tem controle do pouco não terá do muito. E se você quer que sua empresa cresça, cuide de controlar suas finanças.
Existem várias ferramentas e processos que você pode lançar mão para fazer a gestão financeira do negócio. São os chamados controles financeiros. Para quem é MEI, os controles mais recomendados são:
Controle diário de caixa e bancos
O controle diário de caixa e banco ajuda você a monitorar as entradas e saídas de dinheiro da empresa e a controlar os períodos em que esse fluxo acontece. Esse controle ajuda a evitar problemas comuns como, por exemplo, não ter dinheiro em caixa na hora de fazer algum pagamento.
Já o controle bancário é o registro de todas as entradas e saídas de valores na conta bancária da empresa, permitindo o controle atualizado do seu saldo.
Controle de contas a receber
Possibilita que você identifique:
- Montante dos valores a receber;
- Clientes com atrasos nos pagamentos;
- Como programar suas cobranças.
Controle de contas a pagar
Permite que você fique permanentemente informado sobre:
- Contas vencidas e a vencer;
- Como estabelecer prioridades de pagamento;
- Montante dos valores a pagar.
Fique atento! É por meio destes dois controles que você poderá perceber se está havendo um desencontro entre o prazo de pagamento dos fornecedores com os recebimentos dos clientes.
Controle de estoque
O estoque tem um papel importante para o sucesso do negócio, ainda mais em época de crise. Nesse momento de retração econômica, é preciso estar atento às mercadorias, para descobrir se haverá uma queda no giro do estoque e qual será o comportamento de compra dos clientes, para adaptar a empresa aos novos hábitos de compras das pessoas.
Uma boa gestão de estoque passa por equilibrar compras, armazenagem e entregas, controlando as entradas e o consumo de materiais, movimentando o ciclo da mercadoria.
Fluxo de caixa
O fluxo de caixa é uma espécie de controle central das finanças de um negócio e principal instrumento na tomada de decisão. Esta ferramenta tem a finalidade de apurar o saldo disponível em seu negócio, para que haja sempre capital de giro na empresa.
Ao elaborar um fluxo de caixa, você terá uma visão de futuro próximo, ou seja, uma ideia de como a situação financeira estará nos próximos dias, semanas ou meses.
Em um fluxo de caixa devem estar registrados todos os recebimentos e todos os pagamentos previstos para o dia, a semana e até para o mês, caso essas compras e pagamentos sejam parcelados. Por ser um controle de longo prazo, o ideal é que você utilize pelo menos uma planilha, de onde será possível extrair relatórios que te ajudem na tomada de decisão.
